Zorg ervoor dat technologie vóór en niet tegen je werkt.
Door de eerste drie keuzes te maken, heb je een duidelijk beeld van de buitengewone dingen die je wilt bereiken. Maar er is nog altijd een groot gevaar van onderbrekingen door externe factoren. Dit zijn echte uitdagingen voor de manier waarop je je aandacht verdeelt. Je hebt een eenvoudig proces nodig dat voorkomt dat je het spoor bijster raakt door technologie.
Het principe van stroomlijnen vormt de basis van keuze 4. Het is belangrijk dat de technologieën die we gebruiken elkaar ondersteunen en ons zo helpen om onze Q2-prioriteiten te bereiken. Technologie kan, mits goed gebruikt, ons helpen bij het verwerken van informatie in plaats van dat het een bron van ongeplande onderbrekingen en afleidingen vormt.
Elk stukje informatie dat we ontvangen (met name via e-mail), behoort tot een van de volgende vier categorieën (de 4 elementen):
- Afspraken: dingen die je op een afgesproken tijdstip moet doen.
- Taken: dingen die je moet doen, maar die je nog niet hebt ingepland.
- Contactgegevens: informatie over mensen waar je contact mee hebt.
- Aantekeningen/documenten: andere informatie die je moet verwerken en die niet onder een van de andere categorieën valt.
Gratis gids
Zo manage je jouw tijd: 7 tips om je tijd optimaal te benutten
Hardwerkende professionals zouden meer tijd moeten besteden aan het nastreven van hun langetermijndoelen. Wij kunnen je hierbij helpen.
Gratis event
Neem deel aan een gratis live online event over het thema persoonlijke effectiviteit
Ontdek de interpersoonlijke en professionele vaardigheden die ieder van ons nodig heeft om te kunnen presteren in de huidige dynamische werkomgeving.
De drie master moves
We kunnen drie master moves toepassen om onze reactie op elk stukje binnenkomende informatie te automatiseren:
- Winnen zonder vechten
- Maak het tot wat het is
- Koppelen om te vinden
Pas de drie master moves toe
Master move 1: winnen zonder vechten
Het doel is om zoveel mogelijk beslissingen te automatiseren, zodat je hersenen geen energie verspillen aan onbelangrijke zaken. Gebruik de regels en filterfuncties in Outlook om e-mails automatisch door te sturen en te verwerken voordat ze in je Postvak IN terechtkomen.
Master move 2: maak het tot wat het is
Verwijder de activiteiten uit Q3 en Q4 die niet door de ingestelde regels of filters zijn tegengehouden uit je Postvak IN en beheers vervolgens effectief de activiteiten uit Q1 en Q2. Aangezien elke e-mail bij een of meer van de vier elementen kan worden ingedeeld, kun je elke e-mail direct maken tot wat het is en uit je Postvak IN verwijderen.
Master move 3: koppelen om te vinden
Voorkom dat je moet zoeken naar informatie voor belangrijke vergaderingen en afspraken door ervoor te zorgen dat de benodigde informatie altijd binnen handbereik is. Dit doe je door in kaart te brengen hoe informatie met elkaar verband houdt en de informatie vervolgens aan de afspraak te koppelen.
Weten wat het belangrijkste is en dan limieten bepalen, zodat je elke dag doet wat jij het belangrijkste vindt. Als je dat doet, zul je niet alleen je doelen bereiken, maar je ook voldaan en geïnspireerd voelen en de mensen om je heen inspireren.
De 5 keuzes voor buitengewone productiviteit
Maak onderscheid tussen wat belangrijk en onbelangrijk is en vergroot je ROM (Return on the moment) te midden van alle afleidingen.
Definieer en prioriteer jouw rollen voor het behalen van buitengewone resultaten en belangrijke doelen.
Gebruik tips en tools om je prioriteiten in je agenda te plannen in plaats van je agenda te prioriteren en voer je belangrijkste prioriteiten uitmuntend uit.
Zorg ervoor dat technologie vóór en niet tegen je werkt en zet het in om je productiviteit te verhogen.
Bereik een consistent hoog energieniveau om helder na te denken en de juiste beslissingen te nemen, zodat je aan het einde van elke dag een voldaan gevoel hebt.